Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym transakcję gospodarczą, między sprzedawcą i kupcem. Obowiązek stosowania faktur określa Ustawa z dn 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, nazywana potocznie 'Ustawą o VAT'.

Pamiętać należy, iż fakturę VAT powinno się wystawić nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Reguły te nie odnoszą się do wystawiania faktur w temacie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Do najchętniej wystawianych faktur zaklasyfikować: Faktura VAT marża jest dokumentem, który stosują ci, którzy upełnomocnieni są do rozliczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę ową stosują między innymi podatnicy świadczący usługi w ramach turystyki oraz ci, którzy dokonują dostawy towarów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, którą powinien uiścić klient usługi lub towaru, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:


- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto

Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Jeśli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- stawkę podatku,
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- kwotę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy

Podatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują jedynie:


- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- adresy,
- nazwę towaru lub usługi,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy

W wypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po sprzedaży] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym wypadku, zmniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei kwotę podatku zmniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed wydaniem produktów lub wykonaniem usługi.

W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.

Faktura pro forma zawiera identyczne komponenty, co faktura handlowa, różni ją tylko wyróżnik 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z zobowiązania wystawienia faktury według wymogów ogólnych, dlatego że sama nie stanowi dowodu dokonania transakcji. Nie jest zatem w myśl ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma sposobności ujęcia jej w ewidencji zakupów, rejestrach VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.

W obrocie handlowym faktura pro forma pełni rolę swoistego rodzaju propozycji transakcji sprzedaży (towaru lub usługi). Spełnia ona rolę informacyjną, z powodu tego, że z jej pomocą sprzedawcy przedstawiają kupującym zasady umowy sprzedaży. A zatem jej strony, przedmiot sprzedaży, należność oraz termin uregulowania należności. Dodatkowo faktura pro forma może być uważana za dowód odebrania zlecenia, zaś dla strony nabywającej może być wezwaniem do wpłacenia przedpłaty przed wydaniem produktu lub świadczeniem usługi.